Politique de confidentialité et de gouvernance des données

En vigueur depuis le 23 mars 2026

1. Engagement

Systèmes Calibre Inc. s'engage à protéger les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Nous stockons les renseignements personnels identifiables (noms, adresses courriel) sur des serveurs situés physiquement à Montréal, Québec. Toutefois, le contenu des échanges avec notre agent IA est transmis à un fournisseur d'intelligence artificielle situé aux États-Unis pour le traitement, tel que décrit à la section 4.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Toute demande d'accès, de correction ou de suppression de renseignements personnels, ainsi que toute plainte, doit être adressée directement au responsable ci-dessus.

3. Renseignements collectés

Dans le cadre de nos services d'ateliers IA, d'accompagnement par agent IA et de consultation, nous recueillons :

• Adresse courriel — Pour la communication avec l'agent IA, l'envoi de rapports et la correspondance liée aux services.
• Nom et prénom — Extraits des courriels reçus (champ expéditeur, signature). Utilisés pour la personnalisation de l'accompagnement et la préparation des ateliers.
• Descriptions de tâches et échanges — Les tâches soumises à l'agent IA et les conversations de coaching sont conservées pour améliorer l'accompagnement et préparer les ateliers.
• Informations de facturation — Nom de l'organisation, adresse, coordonnées de facturation. Les paiements sont effectués par virement bancaire ou, pour certains services, par Stripe Inc. Dans ce dernier cas, nous ne recevons, ne stockons ni ne traitons aucun numéro de carte de crédit.

Ce site n'utilise aucun témoin de navigation (cookie) à des fins de suivi ou de publicité, et n'utilise aucun cookie.

4. Traitement des données par intelligence artificielle

Les échanges avec notre agent IA sont traités par l'API d'Anthropic (Claude), dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Dans ce cadre :

• Le contenu des courriels envoyés à l'agent IA (descriptions de tâches, échanges de coaching, questions) est transmis à Anthropic pour le traitement par IA. Ce contenu peut inclure des renseignements personnels présents dans le corps du courriel ou la signature du participant (nom, titre, coordonnées).
• Conformément à la politique d'utilisation de l'API d'Anthropic, les données transmises via l'API ne sont pas conservées par Anthropic au-delà du traitement immédiat et ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
• Les adresses courriel et noms des participants sont stockés dans notre base de données sur notre serveur montréalais pour la gestion des échanges et ne sont pas transmis séparément à Anthropic. Toutefois, ces informations peuvent être présentes dans le corps des courriels traités.

Services d'anonymisation de documents : Pour les services spécifiques d'anonymisation (CV, transcriptions de recherche), tous les renseignements personnels identifiables sont caviardés localement sur notre serveur montréalais avant tout traitement par IA. Dans le cadre de ces services spécifiques, aucun renseignement personnel identifiable ne quitte le territoire québécois.

5. Hébergement et transferts hors Québec

Les renseignements personnels identifiables (noms, adresses courriel, données de facturation) sont stockés exclusivement sur des serveurs situés à Montréal, Québec, chez WHC (Web Hosting Canada).

Le contenu des échanges avec l'agent IA est transmis de façon transitoire aux serveurs d'Anthropic (États-Unis) pour le traitement par intelligence artificielle, tel que décrit à la section 4. Ce traitement est nécessaire à l'exécution du service contracté par l'organisation cliente.

6. Conservation des données

• Données d'atelier et de coaching — Conservées pendant la durée de la relation de service avec l'organisation cliente, puis supprimées dans un délai de 90 jours suivant la fin du mandat.
• Données décisionnelles (classifications de tâches, résumés anonymisés) — Conservées jusqu'à un an pour l'amélioration continue du service.
• Données de facturation — Conservées selon les exigences fiscales applicables.

7. Droits des personnes

Conformément à la législation applicable, vous pouvez :

• Demander l'accès à vos renseignements personnels.
• Demander la correction de renseignements inexacts.
• Demander la suppression de vos renseignements lorsque leur conservation n'est plus justifiée.
• Retirer votre consentement pour les communications.

Pour exercer ces droits, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@systemescalibre.ca.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

8. Incidents de confidentialité

En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, Systèmes Calibre Inc. applique un protocole rigoureux :

• Évaluation immédiate de la gravité de l'incident.
• Notification à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées si un risque de préjudice sérieux est identifié.
• Tenue d'un registre des incidents conformément à la Loi 25.

9. Modifications

Cette politique peut être mise à jour périodiquement. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

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